Elektronisches Beantragungs- und Genehmigungsverfahren – Zahnärzte

Digitales Leuchtturmprojekt für den Berufsstand

Zahnarztpraxen haben seit Einführung der Telematikinfrastruktur (TI) und den bereits in der Versorgung befindlichen Anwendungen lange auf einen spürbaren Mehrwert der Digitalisierung warten müssen. So sind bislang vorrangig Anwendungen umgesetzt worden, mit denen im zahnärztlichen Praxisalltag weder Entlastung von Bürokratie einhergeht, noch die Patientenversorgung verbessert wird. Auch von Patientinnen und Patienten selbst werden diese Anwendungen noch wenig genutzt und spielen in der Versorgung daher derzeit noch eine untergeordnete Rolle.

Dabei sind die grundlegenden politischen Forderungen des Berufsstandes in Sachen Digitalisierung klar und eindeutig formuliert: Digitale und technische Innovationen müssen zeitlich, wirtschaftlich und organisatorisch umsetzbar sein und zugleich für die Patientenversorgung erkennbaren Mehrwert entfalten. Dazu müssen die Berufswirklichkeit und die Belange der Anwender konsequent in den Blick genommen werden. Die Digitalisierung muss für Heilberufe substanzielle Erleichterungen und Entlastungen im Versorgungsalltag mit sich bringen, etwa bei organisatorischen und administrativen Aufgaben. Zahnärztinnen und Zahnärzte hätten dann mehr Zeit für ihre Patienten.

Beim weiteren Ausbau der digitalen Infrastruktur speziell für die zahnärztliche Versorgung kommt dem Elektronischen Beantragungs- und Genehmigungsverfahren – Zahnärzte (EBZ) daher schon in absehbarer Zeit eine Schlüsselposition zu. Bei der Anwendung wurde großen Wert daraufgelegt, nicht allein Papierformulare zu digitalisieren, sondern die komplette Antragsstrecke so aufzustellen, dass spürbare Verbesserungen der Genehmigungs- und Dokumentationsprozesse realisiert werden und zugleich Bürokratie und kleinteilige Arbeitsschritte im Praxisalltag nach Möglichkeit reduziert werden.

Viele Vorteile für Zahnärzteschaft UND Patienten!

Das bisherige Verfahren vom Antrag über die Genehmigung bis zum Beginn der Behandlung wird mit dem EBZ erheblich beschleunigt und vereinfacht – mit vielen Vorteilen, sowohl für die Zahnärzteschaft als auch für Patienten. Zu konkreten Benefits zählen unter anderem Zeitersparnis, eine schnellere Genehmigung, die Vermeidung von Medienbrüchen, eine sichere Datenübertragung und -verarbeitung sowie eine optimierte Terminplanung.

Zeitplan

Um Fehler, die bei der Einführung anderer digitaler Anwendungen gemacht wurden, künftig zu vermeiden, ist bei der Umsetzung des EBZ ein strukturiertes, gestuftes Vorgehen vorgesehen, das Zahnarztpraxen ausreichend Zeit einräumt, sich mit dem neuen Verfahren vertraut zu machen. 

Der konkrete Ablauf

Bei dem digitalen Verfahren werden Behandlungspläne für die Leistungsbereiche Zahnersatz (ZE), Kieferbruch/Kiefergelenkserkrankungen (KB/KGL), Kieferorthopädie (KFO) und ab dem Jahr 2023 dann Parodontalerkrankungen (PAR), die bislang per Papier genehmigt wurden, in das EBZ überführt. Besonderer Wert wurde daraufgelegt, möglichst sämtliche Anwendungsfälle in der Zahnarztpraxis zu berücksichtigen und die technische Umsetzbarkeit sicherzustellen. Daher wurden von KZBV und dem GKV-Spitzenverband (GKV-SV) die Hersteller der Praxisverwaltungssysteme (PVS) über den Verband der deutschen Dentalsoftware Unternehmen (VDDS) von Beginn an in das Projekt umfassend mit einbezogen.

Das neue Verfahren ist so aufgesetzt, dass Zahnärztinnen und Zahnärzte einen elektronischen Antragsdatensatz direkt über das sichere Mail-Verfahren „Kommunikation im Medizinwesen“ (KIM) an die Kasse übermitteln. Diese spielt einen ebenfalls elektronischen Antwortdatensatz via KIM zeitnah zurück an die Praxis. Das PVS verarbeitet die Daten automatisch und ordnet diese der entsprechenden Patientenkartei zu. Änderungen, etwa bei der Höhe des Bonus oder der Festlegung des Festzuschusses bei Zahnersatz, werden direkt berücksichtigt – die gesamte digitale Prozesskette ist somit geschlossen!

Allgemeinverständliche Ausfertigung für Patienten zum Heil- und Kostenplan

Patienten wird durch das EBZ künftig nicht mehr der herkömmliche und für Laien sehr komplexe Heil- und Kostenplan (HKP) ausgehändigt. Vielmehr erhalten sie eine Ausfertigung mit allen relevanten Inhalten in allgemeinverständlicher Form. Diese beinhaltet auch die erforderlichen Erklärungen des Versicherten bezüglich Aufklärung und Einverständnis mit der geplanten Behandlung.

Papierverfahren nur noch bei begründeten Ausnahmen möglich!

Nach dem Start des flächendeckenden, verpflichtenden Echtbetriebs des elektronischen Beantragungs- und Genehmigungsverfahrens ab 1. Januar 2023 kann nur noch in begründeten Ausnahmefällen – insbesondere bei Programmierfehlern oder sonstigen technischen Störungen – der elektronische Antrag in Papierform ausgedruckt und per Post verschickt werden.

Für das EBZ-Projekt hat die KZBV bereits eine vertragliche Vereinbarung mit den Kostenträgern getroffen.

Informationen für Zahnarztpraxen

Infoblatt: EBZ auf einen Blick

Fragen und Antworten zum Start des EBZ

Elektronischer HKP zum Zahnersatz: Übersicht der Änderungen bei Befund- und Therapiekürzeln sowie Listen zulässiger Befund- und Therapiekürzel

KFO-Behandlungsplan im EBZ: Übersicht der in Datenfeldern hinterlegten Auswahllisten

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