KZBV - Elektronisches Beantragungs- und Genehmigungsverfahren

Digitales Leuchtturmprojekt für den Berufsstand

Zahnarztpraxen haben seit Einführung der Telematikinfrastruktur (TI) und den bereits in der Versorgung befindlichen Anwendungen lange auf einen spürbaren Mehrwert der Digitalisierung warten müssen. So sind bislang vorrangig Anwendungen umgesetzt worden, mit denen im zahnärztlichen Praxisalltag weder Entlastung von Bürokratie einhergeht, noch die Patientenversorgung verbessert wird. Auch von Patientinnen und Patienten selbst werden diese Anwendungen noch wenig genutzt und spielen in der Versorgung daher derzeit noch eine untergeordnete Rolle.

Dabei sind die grundlegenden politischen Forderungen des Berufsstandes in Sachen Digitalisierung klar und eindeutig formuliert: Digitale und technische Innovationen müssen zeitlich, wirtschaftlich und organisatorisch umsetzbar sein und zugleich für die Patientenversorgung erkennbaren Mehrwert entfalten. Dazu müssen die Berufswirklichkeit und die Belange der Anwender konsequent in den Blick genommen werden. Die Digitalisierung muss für Heilberufe substanzielle Erleichterungen und Entlastungen im Versorgungsalltag mit sich bringen, etwa bei organisatorischen und administrativen Aufgaben. Zahnärztinnen und Zahnärzte hätten dann mehr Zeit für ihre Patienten.

Beim weiteren Ausbau der digitalen Infrastruktur speziell für die zahnärztliche Versorgung kommt dem Elektronischen Beantragungs- und Genehmigungsverfahren – Zahnärzte (EBZ) eine Schlüsselposition zu. Seit dem 1. Januar 2023 ist der Einsatz des EBZ für alle Zahnarztpraxen Pflicht. Die bisherige Antragstellung mit Papiervordrucken entfällt. Bei der Anwendung wurde großen Wert daraufgelegt, nicht allein Papierformulare zu digitalisieren, sondern die komplette Antragsstrecke so aufzustellen, dass spürbare Verbesserungen der Genehmigungs- und Dokumentationsprozesse realisiert werden und zugleich Bürokratie und kleinteilige Arbeitsschritte im Praxisalltag nach Möglichkeit reduziert werden.

Viele Vorteile für Zahnärzteschaft UND Patienten!

Das bisherige Verfahren vom Antrag über die Genehmigung bis zum Beginn der Behandlung wird mit dem EBZ erheblich beschleunigt und vereinfacht – mit vielen Vorteilen, sowohl für die Zahnärzteschaft als auch für Patienten. Zu konkreten Benefits zählen unter anderem Zeitersparnis, eine schnellere Genehmigung, die Vermeidung von Medienbrüchen, eine sichere Datenübertragung und -verarbeitung sowie eine optimierte Terminplanung.

Der konkrete Ablauf

Bei dem digitalen Verfahren werden Behandlungspläne für die Leistungsbereiche Zahnersatz (ZE), Kieferbruch/Kiefergelenkserkrankungen (KB/KGL), Kieferorthopädie (KFO) und Parodontalerkrankungen (PAR), die bislang per Papier genehmigt wurden, in das EBZ überführt. Besonderer Wert wurde daraufgelegt, möglichst sämtliche Anwendungsfälle in der Zahnarztpraxis zu berücksichtigen und die technische Umsetzbarkeit sicherzustellen. Daher wurden von KZBV und dem GKV-Spitzenverband (GKV-SV) die Hersteller der Praxisverwaltungssysteme (PVS) über den Verband der deutschen Dentalsoftware Unternehmen (VDDS) von Beginn an in das Projekt umfassend mit einbezogen.

Das neue Verfahren ist so aufgesetzt, dass Zahnärztinnen und Zahnärzte einen elektronischen Antragsdatensatz direkt über das sichere Mail-Verfahren „Kommunikation im Medizinwesen“ (KIM) an die Kasse übermitteln. Diese spielt einen ebenfalls elektronischen Antwortdatensatz via KIM zeitnah zurück an die Praxis. Das PVS verarbeitet die Daten automatisch und ordnet diese der entsprechenden Patientenkartei zu. Änderungen, etwa bei der Höhe des Bonus oder der Festlegung des Festzuschusses bei Zahnersatz, werden direkt berücksichtigt – die gesamte digitale Prozesskette ist somit geschlossen!

Allgemeinverständliche Ausfertigung für Patienten zum Heil- und Kostenplan

Patienten wird durch das EBZ künftig nicht mehr der herkömmliche und für Laien sehr komplexe Heil- und Kostenplan (HKP) ausgehändigt. Vielmehr erhalten sie eine Ausfertigung mit allen relevanten Inhalten in allgemeinverständlicher Form. Diese beinhaltet auch die erforderlichen Erklärungen des Versicherten bezüglich Aufklärung und Einverständnis mit der geplanten Behandlung.

Papierverfahren nur noch bei begründeten Ausnahmen möglich!

Nach dem Start des flächendeckenden, verpflichtenden Echtbetriebs des elektronischen Beantragungs- und Genehmigungsverfahrens am 1. Januar 2023 kann nur noch in begründeten Ausnahmefällen – insbesondere bei Programmierfehlern oder sonstigen technischen Störungen – der elektronische Antrag in Papierform ausgedruckt und per Post verschickt werden.

Für das EBZ-Projekt hat die KZBV bereits eine vertragliche Vereinbarung mit den Kostenträgern getroffen.

Rechtliche Grundlagen

§ 87 Absatz 1 Satz 9 bis 12 SGB V

Ermächtigung für Bundesmantelvertragspartner zur Regelung eines elektronischen Antragsverfahrens für genehmigungspflichtige Leistungen
Ermächtigungsnorm für die Verarbeitung der erforderlichen versichertenbezogenen Angaben

Umgesetzt wurde dies in den Anlagen 15, 15a, 15b Bundesmantelvertrag – Zahnärzte (BMV-Z)

Vorteile für Zahnarztpraxen und Patienten auf einen Blick

Vorteile für Zahnarztpraxen:

Sicherer, schneller Versand direkt aus dem PVS
Unabhängig vom Postweg oder einem Botengang des Patienten
Antwort kommt von der Kasse direkt in das PVS
Genehmigung viel schneller möglich.
Frühe Planungssicherheit – vom Beginn bis Abschluss der Therapie
Vereinfachte und beschleunigte Prozesse bei Kassenwechsel
Vereinfachte und beschleunigte Prozesse bei Zahnarztwechsel
Rein digitale Archivierung möglich

Vorteile für Patientinnen und Patienten:

Im Anschluss an die Entscheidung zur Behandlung unmittelbare Antragstellung durch die Praxis bei der Krankenkasse
Gang zur Geschäftsstelle der Kasse oder zum Briefkasten entfällt
Genehmigung durch die Kasse viel schneller möglich
Frühzeitige Terminplanung über die gesamte Behandlungsdauer
Einleitung erster Therapieschritte schon nach kürzester Zeit, da der Postweg entfällt
Separates Genehmigungsschreiben mit detaillierten Informationen von der Kasse an den Versicherten

Technische Voraussetzungen für Zahnarztpraxen

Module bzw. Updates des PVS mit integrierter EBZ-Funktionalität
Anschluss an die Telematikinfrastruktur
- - Elektronischer Zahnarztausweis (ZOD-Karte, G0 oder G2-Karte)
- - KIM-Anbindung mit mindestens einer KIM-Mail-Adresse

Checkliste zum Start des EBZ für Zahnarztpraxen

✓ Technische Voraussetzungen für das EBZ schaffen!
✓ Einrichten und testen von KIM: Senden Sie eine Nachricht an test@kzbv.kim.telematik
✓ Austausch mit dem jeweiligen Anbieter des PVS
✓ Anbindung an das EBZ und entsprechende Schulung